Bertempat di Ruang Sidang 1 Gedung dr Prakosa Universitas Sebelas Maret (UNS), Sekretaris Universitas dan Kantor Hukum UNS menyelenggarakan koordinasi bersama dalam rangka penyamaan persepsi mengenai prosedur pengundangan terhadap peraturan internal, keputusan Rektor dan penerbitan Surat Edaran Rektor di lingkungan UNS. Kegiatan Rapat Koordinasi tersebut berlangsung pada Senin, 28 April 2025 pukul 13.00-15.45 WIB yang dihadiri oleh Sekretaris Universitas, Kepala Kantor Hukum, Kepala Bidang Ortala, Kepala Bidang Reformasi Brirokrasi, para Kepala Seksi serta staf di kedua unit kerja unsur di bawah Rektor.
Sekretaris Universitas, Prof. Dr. Agus Riwanto, S.H. S.Ag., M.Ag., M.H menyampaikan bahwa koordinasi ini dimaksudkan dan bertujuan untuk menyamakan persepsi mengenai prosedur, tata cara dan pengajuan dokumen, tahap review dan pengundangan serta penyebarluasan peraturan internal dan keputusan UNS, baik yang berupa Peraturan Rektor, Surat Keputusan maupun Surat Edaran.
“Koordinasi antara Sekretaris Universitas dan Kantor Hukum saat ini dirasa penting dilakukan agar terjadi persamaan persepsi terhadap beberapa kendala teknis dilapangan, khususnya yang terkait dengan prosedur, tata cara dan pengajuan dokumen sampai nanti pada tahap review dan pengundangan serta penyebarluasan produk hukum UNS. Nantinya, untuk peraturan internal UNS baik yang berupa Peraturan Rektor, Surat Keputusan maupun Surat Edaran seiring dengan perkembangan dan kebutuhan organisisasi di UNS”, Ujar Prof. Agus Riwanto.
Lebih lanjut Prof. Agus Riwanto menyampaikan apa yang menjadi kendala baik dari sisi Sekretaris Universitas maupun Kantor Hukum nantinya diharapkan dapat ditemukan benang merah sehingga proses penyusunan dan pengundangan peraturan internal UNS dapat terwadahi dengan baik dan berujung pada tata Kelola yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelayanan publik.
Dalam kesempatan itu, Kepala Kantor Hukum UNS, Dr. Mulyanto, S.H. M.H menyampaikan pandangan terkait proses pembentukan peraturan internal ini mendasarkan pada Peraturan MWA No. 3 Tahun 2024 tentang Tata Cara Pembentukan Peraturan Internal dan Peraturan Rektor No. 26 Tahun 2024 tentang Tata Cara Pembentukan Peraturan Rektor dan Keputusan Rektor. Dimana dalam proses pembentukannya melewati beberapa tahapan yaitu Perencanaan, Penyusunan Rancangan, Penetapan, Pengundangan, dan Penyebarluasan.
Dalam irisan penyusunan rancangan peraturan internal UNS antara Sekretaris Universitas dan Kantor Hukum terjadi saat proses pembentukan penyusunan rancangan peraturan, proses pengundangan, penyebarluasan Peraturan. Dalam proses penyusunan rancangan peraturan internal yang dilakukan oleh Pemrakarsa, unit kerja yang berkaitan dengan substansi, tenaga ahli hukum dari unsur Kantor Hukum bertugas membantu tim dari aspek legal formil, perwakilan dari unsur Sekretaris UNS bertugas membantu tim dari aspek legal materiil yang ditetapkan melalui surat keputusan Rektor.
Dalam proses pengundangan Kantor Hukum memberikan nomor dan tahun pada naskah asli Peraturan Rektor yang telah ditetapkan. Penetapan tanggal disesuaikan dengan tanggal penandatanganan Rektor. Naskah asli disampaikan ke Sekretaris UNS untuk diundangkan dalam Berita UNS. Sekretaris UNS menandatangani pengundangan dengan membubuhkan tanda tangan pada naskah Peraturan Rektor.
Sekretaris UNS menyampaikan naskah Peraturan Rektor ke Kantor Hukum untuk penerbitan salinan Peraturan Rektor.
Hasil dari koordinasi tersebut diharapkan dapat menjadi masukan bagi Sekretaris Universitas dan Kantor Hukum dalam menentukan langkah selanjutnya yang diperlukan sesuai dengan peraturan yang berlaku di UNS. Dalam kesempatan tersebut disepakati beberapa hal diantaranya: pertama setiap peraturan internal, Sekretaris Universitas perlu mengetahui khususnya dalam membuat kebijakan strategik. Kedua Kantor Hukum perlu membuat tembusan ke Sekretaris Universitas untul setiap peraturan rektor yang dibuat,. Ketiga, memastikan draft peraturan internal telah sempurna sebelum diundangkan Sekretaris Universitas. Keempat disampaikan perlunya melaksanakan koordinasi berkala antara Kantor Hukum dan Sekretaris untuk memberikan pelayanan yang cepat dalam proses penyusunan peraturan internal di lingkungan Universitas Sebelas Maret.